Дорогие друзья!

В новом учебном году Ассоциация "Всё настоящее - детям" становится площадкой для вебинаров с участием антенн. В четверг (16 ноября) состоялся вебинар "Детское благотворительное мероприятие от задумки до воплощения" от антенны "Клуб молодых инициатив "РеАктив" (Монино)". В режиме реального времени воспитанники антенны попытались придумать свои благотворительные проекты и показать зрителям все стадии процесса.

На вебинар записались целых 9 антенн: Студия Олега Митяева "Светлое будущее" (Челябинск), Детская студия мультипликации "Мультфильм своими руками" (Луга), Детская телестудия "Парадокс" (г. Аша), Самарская региональная общественная организация "Cello plus"" (Виолончель плюс), Содружество "Ямал" детская организация "Воробей" (Ноябрьск), хореографический ансамбль "Ранверс" (Сочи), Центр детского творчества г. Ковдор, 2 заявки сторонние.

Дорогие участники, чтобы получить сертификат о прохождении вебинара, нужно выполнить ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ:

Написать план благотворительного мероприятия (используя стрелку планирования) и провести его.

Присылайте свои работы на почту [email protected] с указанием ФИ воспитанников и названием антенны.

Краткий конспект вебинара, который поможет выполнить домашнее задание.

16 ноября 2017 мы проводили вебинар «Благотворительное детское мероприятие: от задумки до воплощения». На данном занятии в течении часа с воспитанниками клуба молодых инициатив «РеАктив» мы создавали мероприятие по технологии социального проектирования «Стрелка планирования» (автор технологии: Бережнова Е.А. "Азы социального проектирования"). Данная технология очень удобна для создания социальных проектов, а также планирования самой разнообразной деятельности.И теперь мы хотим подробнее расписать данную технологию создания мероприятия с пояснениями и комментариями.

Какое мероприятие будем создавать? На дворе ноябрь месяц. Мы решили, что создание проекта будет посвящено Новому году. Итак, мероприятие детское, благотворительное, тема - новогодняя. Это часть №2 ВИДЕНИЕ: то есть как мы видим, фантазируем, представляем данное мероприятие.

Для начала рассмотрим все пункты:

1 - название проекта - это всем понятно: как мы назовем

2 - видение - это как мы представляем данный проект

3 - цели - основная цель (обычно одна или две), решение которой мы преследуем при организации данного мероприятия

4 - задачи - если цель - это высота, то задачи - это ступени, по которым мы движемся к высоте, решение задач (вопросов) ведут нас к цели

5 - ресурсы - это средства, это то, что мы имеем + что нам потребуется:как физическое, финансовое, человеческие ресурсы

6 - критические факторы успеха - это факты/факторы, которые нам помогают и при их наличии мы имеем 100% успеха (то, к чему нам нужно стремиться, факторы, которые нужно стараться найти при реализации мероприятия)

7 - препятствия - это факты/факторы, которые нам мешают при реализации данного проекта; при наличии таких факторов наше мероприятие может пойти не по сценарию или просто сорваться (поэтому нам нужно стремиться избежать эти факторы или предусмотреть, как можно их обойти)

8 - задания - это конкретные задания для выполнения: что делает/кто делает/когда делает

Теперь мы видимпрописанные в каждой строке требования по заголовку. Любой участник команды может прочитать и понять смысл данного мероприятия и вместе с командой приступить к реализации.

Лучше начинать с названия проекта. Таким образом, мы поставим себе цель, а в будущем это поможет сориентироваться, если на планирование уйдет больше одного захода. Однако, как правило, название мы утверждаем уже в конце создание мероприятия. Но пока напишем, как придумали.

ВПИСЫВАЕМ:НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА №1: сейчас мы думаем, что это «Волшебная сказка».

Важно определить, что же мы собственно хотим, точнее, каким мы хотим видеть результат исполнения проекта, к планированию которого мы только приступаем - то есть, сформулировать видение . Надо во всех деталях описать, каким станет предмет планирования, после того как план будет приведен в исполнение. Самая подходящая формулировка - это описание ситуации после осуществления проекта.

ВПИСЫВАЕМ:ВИДЕНИЕ №2: Мы представляем, что это будет мероприятие для детей из детского дома. Возраст из 7-12 лет (средняя группа). Это будет массовое мероприятие с играми, мастер-классами, которые ведут сказочные герои: леший, баба Яга, Василиса прекрасная, Иванушка Дурачок, Алеша Попович, Елена Премудрая.

Определение целей предстоящей работы. На этом этапе важно определить ее общие направления. Цели не должны быть слишком конкретными, их задача - описывать «конечные точки» нашего плана.

ВПИСЫВАЕМ: ЦЕЛИ №3: 23 декабря провести благотворительное развлекательно-игровое мероприятие для детей из детского дома с привлечением добровольцев.

Конкретизация поставленных целей. Поле «задачи» и предназначено для того, чтобы в нём конкретно определить действия, необходимые для выполнения поставленных целей.

ВПИСЫВАЕМ: ЗАДАЧИ №4:1. Составить сценарий для мероприятия совместно с командой; 2. Согласовать с руководством детского дома; 3. Подобрать, подготовить реквизит для проведения мероприятия; 4. Провести репетиции, устранить недочеты; 5. Провести мероприятие.

Определение ресурсов , то есть того, что уже есть в нашем распоряжении. Это исключительно важно, чтобы потом не делать лишнего. В качестве ресурсов могут выступать время, добровольные помощники, финансовые, информационные ресурсы.

ВПИСЫВАЕМ: РЕСУРСЫ №5: Мы имеем нашу команду добровольцев, костюмы для героев, четыре дня в неделю (по 3 часа) для сборов и репетиций. Реквизит для проведения мастер-классов и тренингов в наличии.

Некоторые аспекты проекта просто обязательно должны быть обеспечены. Выпишем их в поля «критические факторы успеха» , чтобы потом всегда держать их на виду. Это вещи, без которых проект не сработает; то, что важно настолько же, насколько человеку - любой из его органов. Вернувшись к задачам, мы должны будем учесть всёупомянутое в этих полях.

ВПИСЫВАЕМ: КФУ №6: необходима сплочённая команда;обратная связь с администрацией детского дома (положительная); коммуникация между организаторами и участниками.

Рядом есть и поле «препятствия» . Запишем в него то, что может стать препятствием для всего проекта в том виде, в каком мы его выбрали. Это позволит сэкономить время и быстрее переформулировать постановку задачи так, чтобы проблема, о которой идет речь, перестала иметь отношение к делу или нашла бы решение. Скажем, против стихийного бедствия уж точно не попрешь …. Не стоит тут дублировать вещи, упомянутые среди факторов успеха.

ВПИСЫВАЕМ: ПРЕПЯТСТВИЯ №7: Плохая погода (т.к. мероприятие планируется на улице); нездоровое состояние участников (карантин); дезорганизация группы организаторов.

Теперь, если необходимо, дополним задачи и, наконец, учитывая ресурсы, факторы успеха, препятствия и всю остальную имеющуюся у нас информацию, перейдем к последнему полю «задания» . Планирование является самым главным. В нем по очереди берется каждый пункт задач и рассматриваются все необходимые шаги для их выполнения. Здесь же на выполнение каждого шага назначается время и человек, за него отвечающий.

ВПИСЫВАЕМ: ЗАДАНИЯ №8: (желательно, прописываем до мелочей) это пример, поэтому сильно не придирайтесь, пожалуйста…)

Ну что ж! Стрелка заполнена! А теперь оглянемся назад и посмотрим на полную картину.

Как правило, когда «продукт» готов, нам есть что откорректировать, исправить, добавить или удалить. Командное (или групповое) обсуждение в этом всегда помогает.

И ЕЩЕ ОДИН ПРИМЕР:

Мы хотим организовать школьную газету. Под цифрой один помечаем себе «Выпуск школьной газеты». А какой должна быть. Наше видение (2) - это четырехстраничная газета, отпечатанная на цветном принтере, которая выходит два раза в месяц тиражом 25 экземпляров.

Как вы думаете, какая у нас будет цель (3) ? Наверное, выпуск пилотного номера газеты. Переходим к задачам (4) . Что нужно сделать? Найти заинтересованных ребят. Собрать материал для пилотного выпуска. Набрать его на компьютере и сделать макет газеты. Распечатать на цветном принтере в количестве 25 экземпляров. Раздать (или продать?) читателям.

Что для этого у нас есть - какие ресурсы (5) имеются? Есть цветной принтер (это материально-технический ресурс). У одного из ребят папа работает в редакции газеты и готов помочь в выпуске первого номера (это человеческий ресурс). Мама одной из девочек выделяет 500 рублей для приобретения 5 пачек бумаги для издания газеты (это материальные ресурсы)

Но выпуск газеты не может быть осуществлен, если в принтере закончится картридж. Если журналисты будут писать неинтересные материалы. Если, выпуск газеты (по каким-то причинам) не будет одобрен администрацией школы. Всё это критические факторы успеха (6) . Следовательно, мы должны скорректировать задачи. К тем задачам, что уже написаны, ещедобавятся несколько: договориться о выпуске газеты с администрацией школы, решить вопрос с расходными материалами, провести обучение группы журналистов.

Какие препятствия (7) могут нас ждать. Газета может оказаться невзрачной. Газета может оказаться невостребованной. Еще раз корректируем задачи. Добавляем: придумать конкурсы для читателей газеты, пригласить в группу фотографов.

Ну а теперь дело за малым. Берем задачу - назначаем время исполнения и ответственного. И можем быть уверенными, что газета выйдет в назначенный срок и будет очень интересной для ее читателей.

Ну, вот собственно и все о "стрелке планирования" J

Всем удачной и творческой работы при составлении плана работы над проектом!

Технология СТРЕЛКА ПЛАНИРОВАНИЯ

2. Находясь на следующей ступени, важно определить чего же мы собственно хотим, точнее, каким мы хотим видеть результат исполнения проекта, к планированию которого мы только приступаем – то есть, сформулировать видение. Надо во всех деталях описать, каким станет предмет планирования, после того, как план будет приведен в исполнение. Самая подходящая формулировка – это описание ситуации после осуществления проекта, скажем:

«Выпускной стал запоминающимся событием, настоящим праздником. Все прекрасно провели время и отдохнули».

3. Теперь, имея четко сформулированные видение и достоинства проекта, можно приступать к расписыванию целей предстоящей работы. На этом этапе важно определить ее общие направления. Цели не должны быть очень конкретными, их задача – описывать « конечные точки» нашего плана. Речи о конкретных подробностях выполнения пока не идет. Это делается для того, чтобы, думая об общем, ничего не упустить – как в оглавлении книги:

Организовать хорошее шоу

Обеспечить безопасность

Решить вопросы с музыкой

Хорошо поесть

4. Теперь обговорив общие цели, самое время начать их конкретизировать. Поле «задачи» и предназначено для того, чтобы в нем конкретно расписать все составляющие каждого из пунктов предыдущего поля. Разница будет в том, что теперь от нас потребуется определить действия, необходимые для выполнения поставленных целей. Как ты понимаешь, количество идей растет, так что мы попробуем расписать лишь по несколько задач для первых двух целей.

К примеру, для организации шоу необходимо:

Составить подробный сценарий

Найти ведущих

Пригласить какую-нибудь знаменитость

Прикинуть бюджет

5. А теперь на время прервем наметившееся развитие событий и задумаемся об обстановке, в которой нам придется работать. В первую очередь речь пойдет о наших ресурсах, то есть, о том, что уже есть в нашем распоряжении. Это исключительно важно, чтобы потом не делать лишнего. Например, если потребуется пойти зачем-либо к директору крупной фирмы, надо буде сначала договориться о встрече, основательно подготовиться к разговору и перепробовать массу различных уловок, чтобы добиться от него того, что вам нужно. Если же в вашей группе есть человек, который с этим директором на дружеской ноге, потребуется один звонок. Такой человек один из ваших ресурсов. В качестве ресурсов могут также выступать время, добровольные помощники, финансовые ресурсы и т.п. В нашем примере ими являются:

Петя – сын завуча

Маша знакома с солистом популярной группы

6. Пока не возвращаясь в центр стрелки, заметим, что некоторые аспекты проекта просто обязательно должны быть обеспечены. Выпишем их в поля «критические факторы успеха», чтобы потом всегда держать их на виду. Это вещи, без которых проект не сработает; то, что важно настолько же, насколько человеку – любой из его органов. Среди критических факторов успеха могут быть согласие властей, наличие некоторого минимума людей, денег и т.д. Вернувшись к задачам, мы должны будем учесть все упомянутое в этих полях. Например:

родительские деньги

координаторы - ответственные по основным направлениям

не менее месяца на подготовку

7. Рядом есть и поле «препятствия». Запишем в него то, что может стать препятствием для всего проекта в том виде, в каком мы его выбрали. Это позволит сэкономить время и быстрее переформулировать постановку задачи так, чтобы проблема, о которой идет речь, перестала иметь отношение к делу или нашла бы решение. Скажем, против стихийного бедствия уж точно не попрешь …. Не стоит тут дублировать вещи, упомянутые среди факторов успеха:

не желание директора разрешить проведение дискотеки

запрет на шампанское

8. Теперь, если необходимо, дополним задачи и, наконец, учитывая ресурсы, факторы успеха, препятствия и всю остальную имеющуюся у нас информацию, перейдем к последнему полю «задания». Оно является самым главным. В нем по очереди берется каждый пункт задач и рассматриваются все необходимые шаги для их выполнения. Здесь же на выполнение каждого шага назначается время и человек, за него отвечающий. Возьмем для примера «пригласить знаменитость»:

В примере не случайно один и тот же Вася отвечает за все шаги. Это связано с самой процедурой заполнения графы заданий. Она такова:

Поле «задания» представляет из себя ни что иное, как таблицу для детального планирования. Таблица включает в себя графы «что», «кто» и «когда». Ведущий проводит «мозговой штурм» того, что необходимо сделать, и записывает идеи в графу «что»; а люди, записавшиеся в таблицу, автоматически становятся ответственными за выполнение той или иной задачи, для каждой из которых они расписывают детальный порядок действий. Это означает, что каждый участник собрания должен подойти к стрелке и записаться в план.

Ну что ж! Стрелка заполнена! А теперь оглянемся назад и посмотрим на полную картину…

Что же получается? Во-первых, мы имеем набор элементарных заданий, которые по силам выполнить одному человеку из нашей команды. Каждый набор заданий ведет к выполнению какой-то одной задачи, потому что просто был из нее выведен. Реализация всех задач (уже обеспеченная) гарантирует выполнение поставленных целей. И, наконец, эти цели, набранные по сути дела из нашей казавшейся не реальной мечты, записанной как «видение», просто автоматически гарантируют ее исполнение.

Например, мы хотим организовать школьную газету. Под цифрой 1 помечаем себе «Выпуск школьной газеты». А какой должна быть. Наше видение (2) – это четырехстраничная газета, отпечатанная на цветном принтере, которая выходит два раза в месяц тиражом 25 экземпляров.

Как вы думаете, какая у нас будет цель (3)? Наверное, выпуск пилотного номера газеты. Переходим к задачам (4). Что нужно сделать? Найти заинтересованных ребят. Собрать материал для пилотного выпуска. Набрать его на компьютере и сделать макет газеты. Распечатать на цветном принтере в количестве 25 экземпляров. Раздать (или продать?) читателям.

Что для этого у нас есть – какие ресурсы (5) имеются? Есть цветной принтер (это материально-технический ресурс). У одного из ребят папа работает в редакции газеты и готов помочь в выпуске первого номера (это человеческий ресурс). Мама одной из девочек выделяет 500 рублей для приобретения 5 пачек бумаги для издания газеты (это материальные ресурсы)

Но выпуск газеты не может быть осуществлен, если в принтере закончится картридж. Если журналисты будут писать неинтересные материалы. Если, выпуск газеты (по каким-то причинам) не будет одобрен администрацией школы. Всё это критические факторы успеха (6). Следовательно, мы должны скорректировать задачи. К тем задачам, что уже написаны, добавятся еще несколько: договориться о выпуске газеты с администрацией школы, решить вопрос с расходными материалами, провести обучение группы журналистов.

Какие препятствия (7) могут нас ждать. Газета может оказаться невзрачной. Газета может оказаться невостребованной. Еще раз корректируем задачи. Добавляем: придумать конкурсы для читателей газеты, пригласить в группу фотографов.

Ну а теперь дело за малым. Берем задание (8) – назначаем время исполнения и ответственного. И можем быть уверенными, что газета выйдет в назначенный срок и будет очень интересной для ее читателей.

Азы социального проектирования. Бережнова Е.А.

Уважаемые Коллеги!

Предлагаю Вам очень удобный и эффективный способ планирования своих действий на любой стадии работы над проектом. Он называется «Стрелка планирования » и доступен как взрослым, так и детям.

Начинать надо с названия проекта. Таким образом, мы поставим себе цель, а в будущем это поможет сориентироваться, если на планирование уйдет больше одного захода.

Находясь на следующей ступени, важно определить, что же мы собственно хотим, точнее, каким мы хотим видеть результат исполнения проекта, к планированию которого мы только приступаем – то есть, сформулировать видение . Надо во всех деталях описать, каким станет предмет планирования, после того, как план будет приведен в исполнение. Самая подходящая формулировка – это описание ситуации после осуществления проекта.

Определение целей предстоящей работы. На этом этапе важно определить ее общие направления. Цели не должны быть очень конкретными, их задача – описывать « конечные точки» нашего плана.

Конкретизация поставленных целей. Поле «задачи » и предназначено для того, чтобы в нем конкретно определить действия, необходимые для выполнения поставленных целей.

Некоторые аспекты проекта просто обязательно должны быть обеспечены. Выпишем их в поля «критические факторы успеха », чтобы потом всегда держать их на виду. Это вещи, без которых проект не сработает; то, что важно настолько же, насколько человеку – любой из его органов. Вернувшись к задачам, мы должны будем учесть все упомянутое в этих полях.

Рядом есть и поле «препятствия ». Запишем в него то, что может стать препятствием для всего проекта в том виде, в каком мы его выбрали. Это позволит сэкономить время и быстрее переформулировать постановку задачи так, чтобы проблема, о которой идет речь, перестала иметь отношение к делу или нашла бы решение. Скажем, против стихийного бедствия уж точно не попрешь …. Не стоит тут дублировать вещи, упомянутые среди факторов успеха.

Теперь, если необходимо, дополним задачи и, наконец, учитывая ресурсы, факторы успеха, препятствия и всю остальную имеющуюся у нас информацию, перейдем к последнему полю «задания ». Планирование является самым главным. В нем по очереди берется каждый пункт задач и рассматриваются все необходимые шаги для их выполнения. Здесь же на выполнение каждого шага назначается время и человек, за него отвечающий.

Ну что ж! Стрелка заполнена! А теперь оглянемся назад и посмотрим на полную картину.

Например, мы хотим организовать школьную газету. Под цифрой один помечаем себе «Выпуск школьной газеты». А какой должна быть. Наше видение (2) – это четырехстраничная газета, отпечатанная на цветном принтере, которая выходит два раза в месяц тиражом 25 экземпляров.

Как вы думаете, какая у нас будет цель(3) ? Наверное, выпуск пилотного номера газеты. Переходим к задачам(4) . Что нужно сделать? Найти заинтересованных ребят. Собрать материал для пилотного выпуска. Набрать его на компьютере и сделать макет газеты. Распечатать на цветном принтере в количестве 25 экземпляров. Раздать (или продать?) читателям.

Что для этого у нас есть – какие ресурсы(5) имеются? Есть цветной принтер (это материально-технический ресурс). У одного из ребят, папа работает в редакции газеты и готов помочь в выпуске первого номера (это человеческий ресурс). Мама одной из девочек выделяет 500 рублей для приобретения 5 пачек бумаги для издания газеты (это материальные ресурсы)

Но выпуск газеты не может быть осуществлен, если в принтере закончится картридж. Если журналисты будут писать неинтересные материалы. Если, выпуск газеты (по каким-то причинам) не будет одобрен администрацией школы. Всё это критические факторы успеха (6). Следовательно, мы должны скорректировать задачи. К тем задачам, что уже написаны, добавятся еще несколько: договориться о выпуске газеты с администрацией школы, решить вопрос с расходными материалами, провести обучение группы журналистов.

Ну а теперь дело за малым. Берем задачу – назначаем время исполнения и ответственного. И можем быть уверенными, что газета выйдет в назначенный срок и будет очень интересной ее читателям.

Ну, вот собственно и все о стрелке планирования. Всем удачной и творческой работы при составлении плана работы над проектом!!!

Задача следующего этапа планирования состоит в построении пути к достижениям ближайшего года (полугодия). Команда разделяется на подгруппы. Каждая подгруппа обсуждает одно из определенных ранее стратегических направлений и решает, каких конкретно целей нужно достичь через 12 (6) месяцев.

Вернувшись к работе с настоящим, они описывают контрольные точки (вехи), промежуточные достижения, которые должны случиться в течение каждого квартала для того, чтобы достичь годовых (полугодовых) целей. Необходимо описывать эти достижения на особом языке: точно, конкретно, с возможностью оценки, с указанием определенных сроков. Такие конкретные точки располагаются на линии времени - календарном графике. После этого уже вся команда проверяет, действительно ли это то, чего можно достичь к указанному сроку.

Подгруппы описывают события и достижения первого квартала и строят планы действий на календарном графике, показывая их всей группе. Вся команда корректирует каждый план для того, чтобы избежать конфликтов и накладок. В заключении все графики проверяются, приводятся в соответствие с общим направлением развития организации, намечаются меры по взаимной поддержке в процессе реализации планов.

В конце обсуждения материалы встречи подготавливаются, а затем и оформляются в легко читаемом виде, включающем не только результаты мозгового штурма, но и групповой анализ, групповые решения.

Этим этапом завершается встреча по планированию.

Ниже располагаются примеры планов, в которых можно отразить результаты работы группы: мероприятия, проводя которые организация достигает свои цели.

ПЕРСПЕКТИВНЫЙПЛАН работы организации составляется на год. В перспективном плане указываются: основные дела организации, время проведения, кому поручается, отметка о выполнении.

Перспективный план имеет несколько приложений:

План заседаний Совета организации

План работы клубов, кружков, секций, пресс-центра

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН удобен для текущей работы (на четверть, месяц). Составляется на основе перспективного.

Направление работы	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
Учебный сектор
Спортивный сектор
Пресс-центр
Творческий сектор
Подшефный сектор

Календарный план составляется на четверть на основе перспективного. Включает в себя те же разделы, что и перспективный.

ПЛАН – СЕТКА составляется на месяц с указанием дня, числа и времени проведения мероприятия.

План-сетка имеет целый ряд преимуществ: дает возможность последовательно представить все дела организации. План-сетка показывает и относительно свободные дни для проведения незапланированных дел.

Для каждого дела составляется план дела. Например, для лагерного сбора.

Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота
Воскресенье

СТРЕЛКА ПЛАНИРОВАНИЯ

«Выпускной стал запоминающимся событием, настоящим праздником. Все прекрасно провели время и отдохнули».

Организовать хорошее шоу

Обеспечить безопасность

Решить вопросы с музыкой

Хорошо поесть

4. Теперь обговорив общие цели, самое время начать их конкретизировать. Поле «задачи» и предназначено для того, чтобы в нем конкретно расписать все составляющие каждого из пунктов предыдущего поля. Разница будет в том, что теперь от нас потребуется определить действия, необходимые для выполнения поставленных целей. Как ты понимаешь, количество идей растет, так что мы попробуем расписать лишь по несколько задач для первых двух целей.

К примеру, для организации шоу необходимо:

Составить подробный сценарий

Найти ведущих

Пригласить какую-нибудь знаменитость

- прикинуть бюджет

Петя – сын завуча

Маша знакома с солистом популярной группы

6. Пока не возвращаясь в центр стрелки, заметим, что некоторые аспекты проекта просто обязательно должны быть обеспечены. Выпишем их в поля «критические факторы успеха», чтобы потом всегда держать их на виду. Это вещи, без которых проект не сработает; то, что важно настолько же, насколько человеку – любой из его органов. Среди критических факторов успеха могут быть согласие властей, наличие некоторого минимума людей, денег и т.д. Вернувшись к задачам, мы должны будем учесть все упомянутое в этих полях. Например:

Родительские деньги

Координаторы - ответственные по основным направлениям

Не менее месяца на подготовку

Не желание директора разрешить проведение дискотеки

Запрет на шампанское

В примере не случайно один и тот же Вася отвечает за все шаги. Это связано с самой процедурой заполнения графы заданий. Она такова.

Технология СТРЕЛКА ПЛАНИРОВАНИЯ

1. Как это ни банально, начинать надо с названия проекта. Таким образом, мы поставим себе цель, а в будущем это поможет сориентироваться тем, кто не сможет не опоздать, и тебе самому, если на планирование уйдет больше одного захода. Возьмем для примера составление плана выпускного в твоей школе.
2. Находясь на следующей ступени, важно определить чего же мы собственно хотим, точнее, каким мы хотим видеть результат исполнения проекта, к планированию которого мы только приступаем – то есть, сформулировать видение. Надо во всех деталях описать, каким станет предмет планирования, после того, как план будет приведен в исполнение. Самая подходящая формулировка – это описание ситуации после осуществления проекта, скажем:
«Выпускной стал запоминающимся событием, настоящим праздником. Все прекрасно провели время и отдохнули».
3. Теперь, имея четко сформулированные видение и достоинства проекта, можно приступать к расписыванию целей предстоящей работы. На этом этапе важно определить ее общие направления. Цели не должны быть очень конкретными, их задача – описывать « конечные точки» нашего плана. Речи о конкретных подробностях выполнения пока не идет. Это делается для того, чтобы, думая об общем, ничего не упустить – как в оглавлении книги:
- организовать хорошее шоу
- обеспечить безопасность
- решить вопросы с музыкой
- хорошо поесть
- …
4. Теперь обговорив общие цели, самое время начать их конкретизировать. Поле «задачи» и предназначено для того, чтобы в нем конкретно расписать все составляющие каждого из пунктов предыдущего поля. Разница будет в том, что теперь от нас потребуется определить действия, необходимые для выполнения поставленных целей. Как ты понимаешь, количество идей растет, так что мы попробуем расписать лишь по несколько задач для первых двух целей.
К примеру, для организации шоу необходимо:
- составить подробный сценарий
- найти ведущих
- пригласить какую-нибудь знаменитость
- прикинуть бюджет
- …
5. А теперь на время прервем наметившееся развитие событий и задумаемся об обстановке, в которой нам придется работать. В первую очередь речь пойдет о наших ресурсах, то есть, о том, что уже есть в нашем распоряжении. Это исключительно важно, чтобы потом не делать лишнего. Например, если потребуется пойти зачем-либо к директору крупной фирмы, надо буде сначала договориться о встрече, основательно подготовиться к разговору и перепробовать массу различных уловок, чтобы добиться от него того, что вам нужно. Если же в вашей группе есть человек, который с этим директором на дружеской ноге, потребуется один звонок. Такой человек один из ваших ресурсов. В качестве ресурсов могут также выступать время, добровольные помощники, финансовые ресурсы и т.п. В нашем примере ими являются:
время
Петя – сын завуча
Маша знакома с солистом популярной группы
…
6. Пока не возвращаясь в центр стрелки, заметим, что некоторые аспекты проекта просто обязательно должны быть обеспечены. Выпишем их в поля «критические факторы успеха», чтобы потом всегда держать их на виду. Это вещи, без которых проект не сработает; то, что важно настолько же, насколько человеку – любой из его органов. Среди критических факторов успеха могут быть согласие властей, наличие некоторого минимума людей, денег и т.д. Вернувшись к задачам, мы должны будем учесть все упомянутое в этих полях. Например:
родительские деньги
координаторы - ответственные по основным направлениям
не менее месяца на подготовку
7. Рядом есть и поле «препятствия». Запишем в него то, что может стать препятствием для всего проекта в том виде, в каком мы его выбрали. Это позволит сэкономить время и быстрее переформулировать постановку задачи так, чтобы проблема, о которой идет речь, перестала иметь отношение к делу или нашла бы решение. Скажем, против стихийного бедствия уж точно не попрешь …. Не стоит тут дублировать вещи, упомянутые среди факторов успеха:
не желание директора разрешить проведение дискотеки
запрет на шампанское
…
8. Теперь, если необходимо, дополним задачи и, наконец, учитывая ресурсы, факторы успеха, препятствия и всю остальную имеющуюся у нас информацию, перейдем к последнему полю «задания». Оно является самым главным. В нем по очереди берется каждый пункт задач и рассматриваются все необходимые шаги для их выполнения. Здесь же на выполнение каждого шага назначается время и человек, за него отвечающий. Возьмем для примера «пригласить знаменитость»:
попросить у Маши телефон знаменитости / Вася 15 марта 18:00
позвонить знаменитости и предложить участие / Вася 15 марта 18:30
узнать ответ и обговорить финансовую сторону / Вася 15 марта 18:30
окончательно договориться и назначить последний звонок / Вася 20 марта
В примере не случайно один и тот же Вася отвечает за все шаги. Это связано с самой процедурой заполнения графы заданий. Она такова:
Поле «задания» представляет из себя ни что иное, как таблицу для детального планирования. Таблица включает в себя графы «что», «кто» и «когда». Ведущий проводит «мозговой штурм» того, что необходимо сделать, и записывает идеи в графу «что»; а люди, записавшиеся в таблицу, автоматически становятся ответственными за выполнение той или иной задачи, для каждой из которых они расписывают детальный порядок действий. Это означает, что каждый участник собрания должен подойти к стрелке и записаться в план.
Ну что ж! Стрелка заполнена! А теперь оглянемся назад и посмотрим на полную картину…

Что же получается? Во-первых, мы имеем набор элементарных заданий, которые по силам выполнить одному человеку из нашей команды. Каждый набор заданий ведет к выполнению какой-то одной задачи, потому что просто был из нее выведен. Реализация всех задач (уже обеспеченная) гарантирует выполнение поставленных целей. И, наконец, эти цели, набранные по сути дела из нашей казавшейся не реальной мечты, записанной как «видение», просто автоматически гарантируют ее исполнение.
Например, мы хотим организовать школьную газету. Под цифрой 1 помечаем себе «Выпуск школьной газеты». А какой должна быть. Наше видение (2) – это четырехстраничная газета, отпечатанная на цветном принтере, которая выходит два раза в месяц тиражом 25 экземпляров.
Как вы думаете, какая у нас будет цель (3)? Наверное, выпуск пилотного номера газеты. Переходим к задачам (4). Что нужно сделать? Найти заинтересованных ребят. Собрать материал для пилотного выпуска. Набрать его на компьютере и сделать макет газеты. Распечатать на цветном принтере в количестве 25 экземпляров. Раздать (или продать?) читателям.
Что для этого у нас есть – какие ресурсы (5) имеются? Есть цветной принтер (это материально-технический ресурс). У одного из ребят папа работает в редакции газеты и готов помочь в выпуске первого номера (это человеческий ресурс). Мама одной из девочек выделяет 500 рублей для приобретения 5 пачек бумаги для издания газеты (это материальные ресурсы)
Но выпуск газеты не может быть осуществлен, если в принтере закончится картридж. Если журналисты будут писать неинтересные материалы. Если, выпуск газеты (по каким-то причинам) не будет одобрен администрацией школы. Всё это критические факторы успеха (6). Следовательно, мы должны скорректировать задачи. К тем задачам, что уже написаны, добавятся еще несколько: договориться о выпуске газеты с администрацией школы, решить вопрос с расходными материалами, провести обучение группы журналистов.
Какие препятствия (7) могут нас ждать. Газета может оказаться невзрачной. Газета может оказаться невостребованной. Еще раз корректируем задачи. Добавляем: придумать конкурсы для читателей газеты, пригласить в группу фотографов.
Ну а теперь дело за малым. Берем задание (8) – назначаем время исполнения и ответственного. И можем быть уверенными, что газета выйдет в назначенный срок и будет очень интересной для ее читателей.